سكرتير تنفيذي — مكتب المدير التنفيذي

الإدارة

مكتب المدير التنفيذي

الموقع

مكة المكرمة

نوع التعاقد

دوام كامل

الخبرة المطلوبة

3 سنوات على الأقل

المؤهل العلمي

بكالوريوس فأعلى

آخر موعد للتقديم

الأحد 1 نوفمبر 2026 — الساعة 1:00 م بتوقيت مكة المكرمة

تفاصيل الوظيفة

تعلن مؤسسة الصفوة الأهلية — مؤسسة أهلية متخصصة في خدمة ضيوف الرحمن من الحجاج والمعتمرين والزوار — عن حاجتها إلى سكرتير تنفيذي لمكتب المدير التنفيذي. يكون شاغل الوظيفة حلقة الوصل بين المدير التنفيذي والإدارات ومجلس الأمناء والجهات الخارجية. يدير جدول المدير التنفيذي ومراسلاته، ويحضّر الاجتماعات ويوثّق محاضرها ويتابع قراراتها حتى إغلاقها، ويعدّ التقارير والعروض، ويتولّى ذلك عبر بوابة المؤسسة الرقمية التي تُدار منها المراسلات والاجتماعات والمهام.

المهام والمسؤوليات

إدارة جدول المدير التنفيذي ومواعيده وزياراته، وترتيب أولوياته اليومية. استقبال المراسلات الواردة وفرزها وإحالتها، وصياغة الخطابات الصادرة والمذكرات الداخلية والتعاميم ومتابعة توقيعها وإرسالها عبر نظام الاتصالات الإدارية. التحضير لاجتماعات الإدارة التنفيذية ومجلس الأمناء ولجانه: جدول الأعمال، والدعوات، والمواد المرفقة. حضور الاجتماعات وتوثيق محاضرها، ثم متابعة تنفيذ القرارات والتكليفات مع الإدارات حتى إغلاقها. إعداد التقارير الدورية والعروض التقديمية وملخصات الأداء التي يطلبها المدير التنفيذي. التنسيق مع الإدارات لجمع البيانات والمستندات، ومتابعة المهام المسندة من مكتب المدير التنفيذي. التواصل مع الجهات الحكومية والشركاء والزوار نيابة عن المكتب، وترتيب استقبال الوفود. تنظيم أرشيف المكتب الورقي والإلكتروني، وحفظ الوثائق بما يضمن سريتها وسهولة الرجوع إليها. المساندة في تنظيم الفعاليات والمعارض التي تشارك فيها المؤسسة.

المتطلبات والمؤهلات

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو السكرتارية التنفيذية أو الإدارة العامة أو تخصص قريب. خبرة عملية لا تقل عن 3 سنوات في السكرتارية التنفيذية أو إدارة المكاتب، ويُفضَّل أن تكون في القطاع غير الربحي أو في خدمة ضيوف الرحمن. خبرة في توثيق محاضر الاجتماعات ومتابعة القرارات. إجادة اللغة العربية كتابةً وتحدثًا، ومعرفة جيدة باللغة الإنجليزية. الاستعداد للعمل في أوقات المواسم والفعاليات عند الحاجة.

المهارات والكفاءات

كتابة إدارية سليمة وصياغة خطابات ومحاضر وتقارير واضحة. تنظيم عالٍ وإدارة للوقت والأولويات تحت الضغط. إتقان Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint) وأدوات العمل الرقمية، والقدرة على التعلم السريع للأنظمة الإلكترونية. تواصل لبق مع القيادات والجهات الخارجية والزوار. الأمانة والسرية التامة في التعامل مع المعلومات. المبادرة والدقة في المتابعة حتى إنجاز العمل.

ما نقدّمه لك

العمل في مكتب المدير التنفيذي على مقربة من قرارات المؤسسة. بيئة عمل مهنية في خدمة ضيوف الرحمن. فرص للتطوير المهني والتدريب. راتب ومزايا وفق نظام العمل وسياسات المؤسسة.

المستندات المطلوبة

• السيرة الذاتية — إلزامي
• خطاب التقديم — اختياري
• المؤهل العلمي — إلزامي
• الشهادات المهنية والدورات — اختياري
• شهادات الخبرة — إلزامي